Цифровизация архива и документооборота
Архив уже был цифровым. Проблема была в другом: сотрудник оставался связующим звеном между несколькими системами.
Документы учитывались в Planfix, сканировались на сетевом Epson, хранились на Windows Server и синхронизировались с Яндекс Диском. Каждый инструмент выполнял свою функцию, но документ всё равно приходилось вручную провести через всю цепочку: отсканировать, получить PDF, правильно назвать, выбрать каталог, перенести файл и связать его с записью в системе.
Эта инфраструктура работала много лет и была встроена в процессы компании. Кроме того, с архивом работают обычные сотрудники, а не техническая команда: любое новое ПО означало бы новый интерфейс, обучение и ещё одну систему, которую нужно обслуживать.
На сервере появился локальный сервис. Сотрудник, как и раньше, работает в Planfix: указывает реквизиты документа и запускает сканирование. Дальше сервис сам получает задачу, управляет сканером, проверяет созданный PDF, формирует имя и сохраняет файл в существующую структуру архива.
Но автоматизировать само сканирование было недостаточно. Нужно было определить, что произойдёт при повторном запуске операции, занятом сканере, пустом податчике или совпадении имён. Повторный запрос не должен создавать второй документ, а ошибка одного сканирования — нарушать работу сервиса.
Поэтому операции получили блокировку, проверку результата и защиту от повторного выполнения. Документ попадает в архив только после завершения сканирования и проверки PDF. Параллельно формируется запись с реквизитами и историей операции: кто, когда и какой документ добавил.
Итог
За первые два месяца через систему прошло больше 300 документов. Обработка одного документа сократилась примерно с 3 минут до минуты. Сотрудники продолжили работать с привычными инструментами. Но главная победа - за это время мне ни разу не пришлось вмешиваться в работу сервиса или отдельно объяснять сотрудникам, как им пользоваться.